Выставка или аукцион
Шаг 1
Решите, что именно вы будете выставлять.
Не надо идти по пути «эти картины нарисовали дети, больные раком». Если человек поддерживает ваш проект, он всегда найдет возможность сделать пожертвование и без обязательного посещения выставки. Придет же он только в том случае, если ему и правда интересно ее посмотреть. Удачно будет договориться с известным (по возможности) художником, фотографом, скульптором, чтобы это была его выставка в поддержку вашего фонда. Второй вариант — сборная тематическая экспозиция с оригинальной концепцией. Например, «все о собаках» или «улица моего детства». Но в любом случае даже если авторов будет много, среди них должно быть хотя бы какое-то количество известных, люди идут «на звезду».
Шаг 2
Найдите площадку.
Необязательно делать выставку в специально «заточенной» под подобные мероприятия галерее. Ее можно сделать в кафе или в клубе. Решающих фактора два. Во-первых, площадка должна быть для вас бесплатной. И, во-вторых, она должна быть удобно расположенной, в центре города и доступной любым видам транспорта.
Шаг 3
Как построить программу?Подумайте, как вы будете оформлять работы.
Не факт, что они достанутся вам прямо в рамках. Поэтому постарайтесь заранее найти багетную мастерскую, которая поможет вам с оформлением. Лучше всего бесплатно, но если это никак не получается, то хотя бы со скидкой.
Шаг 4
Развеска и прочая логистика.
Вам обязательно понадобится мужская сила: вешать картины в рамках — это очень непростое и физически изнурительное занятие. Кроме того, оно занимает время. Поэтому если есть возможность сделать развеску накануне, а не в день выставки, это сэкономит вам и силы, и нервы. Наверняка также нужна будет машина и на заезд, и на выезд. Проверьте заранее, не нужен ли будет на нее пропуск.
Шаг 5
Продаются ли выставленные работы?
Это зависит от вашей договоренности с их авторами. Они могут быть доступны для продажи все, или часть из них, или совсем недоступны, а продаваться будут только работы, отобранные на аукцион. В любом случае у мероприятия может и должна быть фандрайзинговая составляющая. Даже если выставленные работы нельзя будет купить, пожертвования в ящик никто не отменял, главное, не забывайте во время открытия делать об этом регулярные объявления.
Шаг 6
Отберите лоты для основного и тихого аукционов.
Лотов, выставленных на основной аукцион, не должно быть много, иначе процесс затянется, люди начнут расходиться. Некоторые работы могут быть дополнительно выставлены на «тихий аукцион». Под каждой работой нужно прикрепить лист бумаги с таблицей, которая позволит людям торговаться, вписывая в ее графы свои ставки, лучше с заранее заданным «шагом», и контакты. Это даст вам возможность передать победителям торгов их покупки и получить от них деньги, даже если они не будут присутствовать на мероприятии до его окончания.
Шаг 7
Договоритесь с хорошим ведущим.
Конечно, вы можете и сами представить работы, за которые будут торговаться, но гораздо лучше, чтобы аукцион вел профессионал. В идеале — публичный, известный человек, звезда любого доступного вам масштаба. Себе, как представителю фонда-организатора, оставьте краткое приветственное слово.
Шаг 8
Будет ли фуршет?
В принципе, делать его необязательно, но если есть возможность обеспечить хотя бы приветственный бокал шампанского и легкие закуски, это гораздо лучше. Все, опять таки, упирается в деньги, платить за кейтеринг не стоит, иначе затраты на организацию выставки рискуют превысить прибыль от нее, но можно поискать бесплатные варианты.
Шаг 9
Подумайте про звук!
Это очень важно. Если ведущего аукциона не будет слышно, считайте, что аукцион не состоялся вовсе. Его может полностью сгубить всего лишь неработающий микрофон.
Шаг 10
Анонсируйте ваше мероприятие, приглашайте гостей.
Успех выставки зависит именно от того, придут ли на нее люди. Анонс необходимо сделать не меньше, чем за неделю. Используйте для распространения информации, в первую очередь, интернет, например, сайт вашего фонда и социальные сети, где можно создать страничку мероприятия, но и лично людей тоже обязательно приглашайте.
Шаг 11
Решите, на что пойдут собранные деньги.
Можно, конечно, и просто «на поддержку программ фонда», но гораздо лучше и ярче, если есть конкретная цель, понятный проект, конкретный ребенок — иными словами, цель, которая покажется людям важной и полезной.
Шаг 12
Как собирать с людей деньги.
Прозрачный опечатанный ящик с логотипом вашего фонда на мероприятии обязательно должен быть. Лучше поставить даже несколько, если зал большой, чтобы людям не приходилось искать. Можно предусмотреть для купивших лоты на большую сумму возможность расплатиться чуть позже, например, банковским переводом или картой на месте, если вы сможете договориться в вашем банке о посттерминале.
Шаг 13
Как собирать с людей деньги.
Поставьте дополнительный прозрачный ящик, в который люди будут кидать не деньги, а визитные карточки. Это даст вам возможность в дальнейшем включить их всех в свою рассылку. Кроме того, внесите в свою базу контакты тех, кто оставлял их во время «тихого аукциона».
Шаг 14
И о своих раздаточных материалах не забудьте.
Буклеты, визитки, флаеры — все это должно быть в достаточном объеме, чтобы раздавать всем желающим.
Шаг 15
Сделайте отчет и всех поблагодарите.
В кратчайшие сроки после проведения выставки и аукциона информация о том, что они состоялись, а также о собранной сумме должна появиться на вашем сайте и в соцсетях. Также важно не забыть поблагодарить тех, кто помогал с организацией и проведением: площадку, ведущего, кейтеринг и т. п.
