Акция по сбору вещей или средств

Наверняка в вашей компании принята собственная (локальная или глобальная) стратегия корпоративной социальной ответственности (КСО). Ориентруясь на нее, предложите сотрудникам простой и понятный вариант: сбор вещей или средств для тех, кого поддерживает компания. Это можно сделать в любой момент, но часто акции приурочивают к конкретным датам. Например, пенсионерам и ветеранам часто помогают с продуктами и вещами накануне 9 мая, подопечным интернатов — к 1 сентября, Новому году или Всемирному дню защиты детей. Также будьте готовы, что запросы на сбор вещей или денежных средств могут прийти в вашу компанию внезапно. Вы можете получить запрос на сбор книг или игрушек для детского дома, продуктов питания для банков еды (food banks) или небольшой суммы денег на срочную операцию для ребенка. Поскольку это одна из наиболее простых для реализации активностей в области КСО, не спешите от нее отказываться.

Очень важно трезво оценивать возможности вашей компании с точки зрения объема помощи, которую вы готовы оказать. Если, например, речь идет о компании с коллективом в 300–400 человек, где впервые планируется запускать акцию сбора денежных средств, ставьте реалистичные цели. 50 000–70 000 рублей для первого раза вполне достаточно. Со сбором вещей дело обстоит чуть проще, так как купить ребенку из интерната подарок или собрать продукты питания для семьи, которая пережила стихийное бедствие, гораздо проще психологически. «Жертвователи» (сотрудники) могут мгновенно оценить размер и значимость своего вклада («купил конструктор Пете») и получить удовлетворение от проделанного. В то время как жертвование денежных средств часто представляется какой- то эфемерной активностью («мои 500 рублей никого не спасут, когда нужно 50 тысяч»). В этом случае вы должны поддерживать сотрудников, постоянно рассказывая, сколько средств уже собрано, сколько осталось, давая понять, что они уже близки к достижению поставленной цели.

Чтобы быть уверенным, что собранные вами средства и вещи действительно нужны и смогут помочь кому-то, а также чтобы облегчить процесс их передачи, лучше обратиться в профильные некоммерческие организации. Здесь можно найти много организаций, оказывающих адресную помощь — собирающих деньги на лечение конкретных взрослых или детей, поддерживающих людей, попавших в трудную жизненную ситуацию, пожилых людей и т. д.
Свяжитесь с некоммерческой организацией и предложите свою помощь, предварительно оценив, сколько реально ваш коллектив может собрать денежных средств или вещей. Нередко НКО помимо запроса на сбор денежных средств могут предложить вам и инструмент для их сбора: фонд «Линия жизни» предложит посадить корпоративное дерево в «Роще жизни», а фонд КАФ может предложить использовать ресурс Благо.ру для передачи денежных средств в выбранные НКО. Если речь идет о сборе вещей и подарков, очень часто компания получает необходимый список с указанием точных наименований и их количества. При возможности запросите такой список у партнера, если вам его не предоставили.

Сбор денежных средств или вещей будет гораздо эффективнее, если вы сразу определите цели и сроки. Если партнер не называет конкрентную цифру, возьмите инициативу в свои руки («Мы можем собрать 100 подарков для детей»). С учетом особенностей вашей корпоративной культуры и количества сотрудников оцените реальные сроки проведения акции и сделайте небольшой запас по времени. Также если вы планируете собирать подарки для детей, будьте готовы, что какое-то количество подарков, возможно, придется докупать самостоятельно. В такой ситуации пересмотрите цели на будущий год.

Договорившись с партнером и получив от него все необходимые вводные, подумайте, как будет организован сбор средств или вещей, ответив на следующие вопросы.

Для сбора денежных средств:
1. Собираете ли вы деньги онлайн или планируете использовать ящик для сбора средств?
2. Если используете ящик, кто его предоставит — партнер? Или вам придется закупать собственный?
3. Как будет охраняться ящик? (Многие фонды могут предоставлять такие ящики только в присутствии своего представителя)
4. Можете ли вы передавать собранные денежные средства от компании или будете делать это от лица сотрудников?

Также помните, что если вы используете ящик для сбора средств, участвовать в акции смогут только те сотрудники, которые базируются в офисе/на производстве, где размещен ящик.

Для сбора вещей:
1. Где вы будете хранить собранные вещи? (Для большого количества подарков потребуется отдельное помещение, для продуктов — холодильник и т. п.).
2. Как вы будете вести учет собранных вещей — регулярно обновлять табличку Excel или вывесите список в папку общего доступа (предпочтительный вариант), чтобы сотрудники могли сами вносить информацию?
3. Как вы планируете передавать собранные вещи партнеру?
4. Планируете ли вы передавать собранные вещи благополучателю вместе с партнером? (Рекомендуем посоветоваться с партнером о целесообразности)
5. Если планируется, что региональные сотрудники также будут принимать участие в акции, будет ли компания компенсировать им расходы на пересылку вещей?

Ответив на все эти вопросы, вы можете готовить коммуникацию сотрудникам.

Используя разные каналы коммуникации, проинформируйте сотрудников о грядущей акции по сбору денежных средств или вещей. В вашем распоряжении интранет, электронная почта, плакаты, корпоративное издание. Ваше сообщение должно содержать информацию о:
— целях акции: что, в каком количестве, для кого и почему собираем? Если речь идет о сборе вещей, должен быть список или ссылка на него
— партнерах;
— продолжительности акции;
— способах передачи денежных средств или вещей (например, ссылка на платформу, где можно перевести деньги, либо название переговорной комнаты
— зоны в офисе, где можно оставить вещи);
— контактных лицах, если у сотрудников возникнут вопросы.

Регулярность напоминаний об акции и сообщений о промежуточных результатах имеют огромное значение! Если акция продолжительная (несколько недель), вы можете напоминать о ней еженедельно, включая информацию о промежуточных итогах («уже собрано 200 книг»).

Если вы с партнером решили, что сотрудники компании будут участвовать в передаче собранных средств или вещей благополучателю, заранее оговорите количество сотрудников, которые могут принять участие в передаче, а также возможные даты. Вы можете предложить сотрудникам принять участие в передаче собранных средств или вещей в окончательных коммуникациях.

Обязательно проинформируйте сотрудников о том, что удалось собрать необходимое количество денежных средств или вещей. Также отдельное сообщение стоит сделать после того, как собранные вещи или деньги были переданы благополучателям. Даже если никто из сотрудников вашей компании не участвует в передаче, вы можете попросить у партнера прислать вам фотографии. Убедитесь, что все разрешения на их использование даже в целях внутренней коммуникации были получены.