Как организовать волонтерскую акцию?

Волонтерские акции сотрудников — проявление социальной ответственности компании и одновременно возможность для командообразования.

  • Шаг 1 Для чего компании нужно волонтерство?

  • Шаг 2 Готовы ли вы помогать?

  • Шаг 3 Выберите партнеров

  • Шаг 4 Продумайте логистику и организацию акции

  • Шаг 5 Проинформируйте сотрудников

  • Шаг 6 Подготовьте волонтеров

  • Шаг 7 Оцените итоги, поблагодарите участников и расскажите об их успехах

  • Шаг 8 Подумайте о будущих активностях

Шаг 1

Для чего компании нужно волонтерство?

Многие компании в рамках своей стратегии корпоративной социальной ответственности одной из главных задач считают развитие волонтерского движения. Этот вид КСО — один из наиболее осознанных, он требует от сотрудника не только финансовой, но и эмоциональной отдачи.
Возможно, поэтому собрать костяк волонтеров представляется довольно сложным, но выполнимым делом — при должном уровне подготовки и мотивировании сотрудников.

Волонтерские активности, как и любые другие, должны вписываться в общую стратегию КСО (если ваша компания выбрала основным направлением помощь в получении образования, то логично, что и волонтеры будут заниматься тем же). Волонтерская помощь также может требоваться учреждениям или территориям, которые находятся в непосредственной близости от офиса или производства компании.
Некоторые компании считают, что волонтерство — это активность, выполняемая сотрудниками исключительно в нерабочее время. Заранее проговорите со своим отделом HR, как вы позиционируете волонтерство в компании и на каких условиях оно проводится.

Конечно, сотрудники могут участвовать и в других волонтерских активностях, не инициированных компанией и, соответственно, выходящих за рамки ее стратегии КСО. Компания может предоставить коммуникационные ресурсы для анонсов волонтерских акций — интранет или информационные ТВ-экраны.

Шаг 2

Готовы ли вы помогать?

Поскольку волонтерство требует непосредственного участия сотрудников, необходимо очень четко понимать, что именно они готовы делать. Для этого можно провести опрос. Вот пример такого опроса:

1. Приходилось ли вам участвовать в волонтерских акциях?
— Да
— Нет

2. Если да, то в каких?

3. Какой вид активности для вас предпочтительнее? (Возможно несколько вариантов ответа)

— Проведение мастер-класса
— Уборка территории
— Проведение несложных ремонтных работ
— Чтение книг пациентам детской клиники
— Другое

4. Сколько времени вы готовы потратить на волонтерское мероприятие?

— Несколько часов в будний день
— Несколько часов в выходной день
— Целый день (будний)
— Столько, сколько потребуется

5. Готовы ли вы быть координатором волонтерской активности?

— Если да, укажите свое имя.

Итоги опроса послужат отправной точкой для подготовки волонтерской акции. Если будут отданы предпочтения сразу нескольким видам активностей, попробуйте организовать их все, но в разное время. Волонтерские акции могут устраиваться независимо от других событий в компании, а могут быть объединены в неделю волонтерства, например.
Хорошо, когда тематика волонтерских акций совпадает с общей стратегией КСО. Но они могут быть и не связаны напрямую. В любом случае важно, чтобы компания поддерживала инициативы сотрудников. Она может быть разной: софинансирование, предоставление организационного ресурса, какое-то иное содействие.

С точки зрения организации процесса правильно, когда лидером волонтерской акции становится самый опытный и заинтересованный волонтер в компании (тот, кто активно ведет волонтерскую деятельность за пределами работы, имеет опыт организации волонтерских акций), а коллеги из отдела по персоналу, связям с общественностью или корпоративным вопросам оказывают ему поддержку. Но эта ситуация скорее является исключением, и на практике обычно вся организационная работа ложится на сотрудников вышеназванных отделов. Лидеру волонтерской акции нужно будет помочь выбрать партнеров, собрать группу волонтеров и организовать их подготовку. Также нужно курировать логистику, организовывать необходимые коммуникации внутри компании: интранет, рассылки, листовки и т. д.

Шаг 3

Выберите партнеров

Получив пожелания сотрудников, чем бы они хотели заниматься, попробуйте найти те организации или учреждения, которым нужен этот вид помощи. Если ваши сотрудники выразили желание провести уборку территории, в зависимости от вашей стратегии КСО вы можете выбрать конкретную форму и место проведения такой акции. Например, ваша компания заботится об окружающей среде, тогда вы можете предложить помощь ближайшему заповеднику или природному парку. Это можно сделать, либо непосредственно позвонив в парк, либо обратившись в профильную НКО, занимающуюся экологическими проектами, за инструкциями и контактами. Если вы проводите подобную акцию впервые, лучше заручиться поддержкой профильной организации.

Интернаты, лечебно-профилактические учреждения — более сложные партнеры, так как доступ в них часто бывает ограничен. Самый простой и разумный путь — связаться с профильными НКО, работающими с такими учреждениями, и предложить свою волонтерскую помощь. Здесь можно посмотреть информацию о различных благотворительных фондах, специализирующихся на решении разных проблем.

Определившись с партнером, вы можете договориться о дате проведения волонтерской акции, требуемом количестве волонтеров, необходимом инвентаре и подготовке волонтеров. Также обязательно уточните, будет ли партнер привлекать собственных волонтеров и кто будет курировать акцию с его стороны. Это очень важно, поскольку поможет в оперативном решении вопросов в ходе акции.

Шаг 4

Продумайте логистику и организацию акции

Необходимо проговорить с партнером, какая конкретно помощь потребуется от ваших волонтеров и в каком количестве вы можете приехать. Иногда учреждение (например, помещение фонда) может физически не вместить больше определенного количества людей. Вам важно узнать:
— во сколько вы должны приехать на место проведения волонтерской акции и начать работу;
— что нужно привезти с собой (если речь идет об уборке территории — инвентарь, мусорные пакеты, если о чтении книг — книги, угощения к чаю и так далее);
— во сколько закончится акция? Если она длительная по времени, будет ли возможность определить помещение, где сотрудники смогут пообедать и отдохнуть. Вы заранее должны продумать и то, как волонтеры будут добираться до места проведения акции.

Если акция проходит в пределах населенного пункта, где расположен офис компании, сотрудники могут воспользоваться личным или общественным транспортом. Если вам предстоит выезд за пределы вашего населенного пункта, лучше организовать общий трансфер туда и обратно. В дорогу возьмите с собой воду и фрукты/печенье, а на месте организуйте обед, если продолжительность акции больше 3 часов. Волонтерство должно быть сопряжено с приятными эмоциями.

Шаг 5

Проинформируйте сотрудников

Проинформируйте сотрудников об акции, используя все возможные каналы коммуникации — приглашение по электронной почте, печатные объявления, информационные ТВ-экраны. Каждое ваше сообщение должно содержать информацию о:
— дате, месте и времени проведения акции;
— формате акции (что конкретно потребуется делать;)
— контактном лице, у которого можно записаться на участие в акции.

Если речь идет о проведении акции, где требуется дополнительный инвентарь (уборка и т. п.), обязательно укажите, что компания занимается всеми организационными вопросами. Регулярно напоминайте о проведении акции. Вы можете анонсировать акцию за 2 недели до ее проведения, затем еще раз через неделю и финально — накануне.
Отдельные сообщения о планируемых тренингах и деталях акции направляйте уже зарегистрировавшимся волонтерам.

Шаг 6

Подготовьте волонтеров

Если большая часть ваших сотрудников никогда не участвовала в волонтерских акциях, будет полезно провести для них тренинг. Это может сделать НКО, с которой вы сотрудничаете, либо независимая НКО.

Если вы планируете проводить акцию для детей или взрослых с тяжелыми заболеваниями или детей с особенностями развития, трезво оцените силы и готовность ваших коллег. Перед такой акцией (если, взвесив все за и против, вы понимаете, что вашей команде волонтеров это по силам) тренинг нужно провести обязательно: чтобы подготовить сотрудников к эмоциональной и психологической нагрузке и в результате не навредить ни им, ни детям.
При организации акции лучше обратиться в НКО, работающую с этими людьми. Лучшие тренеры — опытные волонтеры фонда-партнера или ЛПУ, либо профильные психологи.

Более простой вариант — предложить помощь учреждению в виде уборки территории, палат или игровых комнат (если это возможно), оформлении помещений (например, под руководством художника разрисовать стены в палатах).

Шаг 7

Оцените итоги, поблагодарите участников и расскажите об их успехах

После проведения акции поощрите участников, сделав общую рассылку, в которой поблагодарите волонтеров. Расскажите всем сотрудникам о результатах акции, сделайте репортаж с итогами (количество волонтеров и волонтерских часов) и фотографиями проведенной акции. Публичное признание заслуг сотрудников может поддержать их мотивацию, а общая коммуникация поможет привлечь новых волонтеров к следующим акциям и закрепит ваш успех. Также опросите участников об их впечатлениях и пожеланиях, чтобы в будущем делать акции еще более эффективными.

Обязательно рассказывайте о волонтерских акциях компании в социальных сетях!

Шаг 8

Подумайте о будущих активностях

Старайтесь не бросать начатое. Если вы хотите развивать волонтерское движение, важно давать сотрудникам возможность регулярно пробовать себя в качестве волонтеров в акциях разных форматов. Даже если вы проводите неделю волонтерства раз в год, но делаете несколько акций и рассказываете о них сотрудникам, потребность в волонтерстве, а также количество участников будет с каждым годом возрастать.

Регистрация

Регистрируясь на сайте,
я выражаю свое согласие
с Соглашением о защите персональных данных.

Регистрируясь на сайте, я выражаю свое согласие с Соглашением о защите персональных данных.

Регистрация организации
Назад
Вперёд
Назад
Вперёд

Регистрируясь на сайте, я выражаю свое согласие
с Соглашением о защите персональных данных.

Регистрация прошла успешно!

Теперь необходимо подтвердить ваш e-mail. Письмо с ссылкой для активации было отправлено на user@gmail.com

Не удалось зарегистрироваться

Ваша регистация не завершена, пожалуйста попробуйте еще раз.

Регистрация

Письмо активации отправлено на e-mail
hansi@gmail.com

Пожалуйста авторизуйтесь на сайте или зарегистрируйтесь

Вход Регистрация

Поздравляем

Ваш e-mail подтвержден, теперь делать добрые дела стало гораздо удобнее.

Войти на сайт

Ваш e-mail не подтвержден

Пожалуйста перейдите по ссылке для активации, которую мы отправили на user@gmail.com

Уточните ваше местоположение

Ваш город ?

Изменить город

Ваша история добавлена!

Ваша история успешно добавлена на сайт, и будет опубликована после проверки администратором сайта.

Ваша история не добавлена

Произошла ошибка, перезагрузите страницу и попробуйте снова

Перезагрузить

Ваша история отредактирована!

Не удалось завершить редактирование

Ваша новость добавлена!

Ваша новость успешно добавлена на сайт, и будет опубликована после проверки администратором сайта.

Ваша новость успешно обновлена!

Не удалось обновить вашу новость

Ваша новость не добавлена

Произошла ошибка, перезагрузите страницу и попробуйте снова

Перезагрузить

Ваше событие успешно обновлено!

Не удалось обновить ваше событие

Ваше событие добавлено!

Ваше событие успешно добавлено на сайт, и будет опубликовано после проверки администратором сайта.

Ваше событие не добавлено

Произошла ошибка, перезагрузите страницу и попробуйте снова

Перезагрузить

Восстановление пароля

Пожалуйста, укажите адрес электронной почты, который вы указали при регистрации на сайте.

Восстановление пароля

Письмо активации
отправлено на e-mail

Восстановление пароля

Поздравляем!

Вы можете войти в свой личный кабинет под новым паролем

Войти

Поздравляем

Вы успешно подписаны на рассылку

Ошибка

Что-то пошло не так. Скорее всего вы уже подписались ранее

Данные успешно обновлены

Ошибка

Не удалось обновить данные

Ваша жалоба отправлена

Она появится на сайте после премодерации.

Ошибка

Не удалось отправить данные